Standard Operating procedur (SOP) sebagai salahsatu pedoman bagi peningkatan pelayanan dan ‘kinerja’ unit organisasi pemerintah

Istilah SOP merupakan istilah yang tidak asing lagi bagi sebagian kalangan masyarakat terutama dikalangan profesional, industriawan, perbankan dan beberapa instansi pemerintah meskipun dengan penyebutan yang berbeda-beda, seperti: Protap (prosedur tetap) biasa dipakai di kalangan kemiliteran, kepolisian, SPO (standar prosedur operasi) biasa dipakai di kalangan perkebunan, SBO (standar operasional baku) biasa dipakai di kalangan industri, SOP (standar operasional prosedur) biasa dipakai di kalangan pendidikan.

 Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan suatu tahapan kegiatan yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan dan aktor yang berperan dalam kegiatan.

SOP sangat tepat diterapkan pada aktivitas administrasi perkantoran yang relatif bersifat rutin, berulang serta menghendaki adanya keputusan yang terprogram guna melayani pelanggannya.  Di sisi lain SOP juga sekaligus menjadi feedback guna penyesuaian antara kondisi yang dipersyaratkan dalam SOP dengan kondisi riil yang ada guna mencapai kinerja individu dan kinerja organisasi yang optimal. Bahkan dalam jangka panjang ,SOP dapat dijadikan sebagai langkah perbaikan kinerja pelayanan dan kinerja organisasi.

Khusus pada organisasi pemerintah pedoman pelaksanaan administrasi perkantoran yang dapat meningkatkan pelayanan dan kinerja organisasi merujuk pada Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan yang merupakan tindak lanjut dari Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/15/M.PAN/7/2008 tentang Pedoman Umum Reformasi Birokrasi. Peraturan ini mengamanatkan perlunya penyusunan Standar Operasi Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan sebagai pelaksanaan Reformasi Birokrasi di seluruh Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah

Esensi dari pelaksanaan otonomi daerah sebenarnya bertujuan bagi peningkatan pelayanan masyarakat dan pembangunan di daerah. Pelayanan birokrasi biasanya merupakan Tugas Pokok dan Fungsi (Tupoksi) dan kegiatan rutin dari unit-unit kerja di lingkup Pemerintahan Daerah. Sedangkan kegiatan Pembangunan bermula dari visi – misi pimpinan daerah terpilih yang dikompilasi dengan Musyawarah Pembangunan Daerah (Musbangda) dan menghasilkan dokumen RPJMD sebagai acuan bagi pembangunan lima tahunan daerah.

Selama pelaksanaan otonomi daerah berjalan, keberhasilan pimpinan daerah seringkali hanya diukur dari kegiatan pembangunan (sebagian besar pembangunan fisik) yang telah dilakukan. Hal ini bisa dimengerti karena pimbangunan fisik lebih mudah dilihat walaupun bersifat temporer. Pertanyaan mendasar adalah: bagaimana halnya dengan fungsi pelayanan yang merupakan Tupoksi (kegiatan rutin) dan menjadi alasan mendasar keberadaan suatu unit kerja? Bagaimana mengukur kinerja dan tingkat keberhasilannya?

Kendala terbesar didalam mengukur tingkat keberhasilan dan kinerja unit-unit kerja dilingkungan Pemerintah Daerah adalah tidak adanya Standar baku dari yang ditetapkan bagi pelaksanaan Tupoksi mulai dari tingkat eselon II,III dan IV. Selama ini hanya ada uraian tugas yang bersifat abstrak dan dijabarkan menurut kemampuan dan persepsi masing2 aparat. Demikian juga halnya penilaian,  tidak ukuran yang jelas dalam meniai kerja suatu aparatur dalam menjalankan Tupoksinya. Standar penilaian ‘kuno” PNS adalah DP3 yang juga tidak jelas ukuran dan fungsinya. Barangkali sudah saatnya BAKN yang mengurusi kepegawaian, untuk menyusun standar kompetensi dan  penilaian aparatur untuk menjawab kesenjangan reformasi birokrasi dan profesionalitas yang selalu didengung-dengungkan.

Dengan telah ditetapkannya Standar Pelayanan Minimal (SPM) oleh Departemen-Departemen di tingkat pusat dan kemudian menjadi kewajiban daerah untuk menyusun pencapain SPM pada berbagai bidang pelayanan dan pemerintahan seperti yang diamanatkan PP nomor 65 tahun 2005 (TENTANG PEDOMAN PENYUSUNAN DAN PENERAPAN STANDAR PELAYANAN MINIMAL) dan PERATURAN MENTERI DALAM NEGERI NOMOR 62 TAHUN 2008 TENTANG STANDAR PELAYANAN MINIMAL BIDANG PEMERINTAHAN DALAM NEGERI DI KABUPATEN/KOTA, maka daerah perlu menindaklanjuti dengan Penyusunan Standar Operasi Prosedur untuk setiap tahapan pelayanan pada seluruh Satuan/Unit Kerja Perangkat Daerah yang ada, untuk mencapai target pencapaian pelayanan minimal yang ditentukan.

Akan mustahil target pelayanan minimal diwujudkan apabila standar operasi prosedur sebagai pedoman bagi aparatur menjalankan kegiatan-kegiatan pelayanan masyarakat tidak disusun. Disamping itu SOP seperti yang telah disampaikan sebelumnya, menjadi salahsatu ‘feedback’ untuk menilai sejauhmana ‘kinerja’ aparatur menjalankan tupoksinya. Masalahnya, meskipun Kementerian PAN telah mengeluarkan Permenpan No. PER/21/M.PAN/11/2008 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan. Sebagian besar Pemerintah Daerah belum memulainya.